Depuis le 1er octobre 2018 tout marché public dont le montant estimé dépasse les 25 000 euros hors-taxe fait désormais l’objet d’une procédure dématérialisée. Autrement dit, l’ensemble du processus de consultation des entreprises, de la publication de l’appel d’offre au paiement des prestations se fait désormais totalement en ligne, sans aucun échange de papier. Depuis le 1er janvier 2019, les PME qui souhaitent soumissionner à un marché public doivent obligatoirement avoir recours à une procédure en ligne. Et pour les entreprises de moins de 10 salariés, cela sera le cas au 1er janvier 2020. Une accélération du processus de dématérialisation qui nécessite une bonne compréhension des changements en cours et une adaptation pour toutes les entreprises qui fournissent des produits et services au secteur public.
Des enjeux d’économie, d’efficacité et de transparence
L’observatoire économique de l’achat public (OEAP)[1] affirmait en 2013, que seulement 15% des procédures faisaient l’objet d’au moins une offre dématérialisée, ce qui signifie que moins de 5% des marchés étaient dématérialisés ! A l’heure d’Internet et des grandes plateformes numériques de services, il était temps d’accélérer la numérisation des marchés publics, qui rappelons-le, représentent une valeur de 80 milliards d’euros chaque année avec près de 300 000 marchés contractés par des institutions publiques. Cette dématérialisation est motivée par une recherche d’efficacité pour faire gagner du temps et de l’argent aux acheteurs et aux prestataires. L’idée est d’économiser du papier, des envois postaux coûteux, de réduire le temps de traitement des dossiers et de fluidifier les échanges entre acheteurs et prestataires. Enfin, l’accès aux données essentielles des marchés publics déjà contractés permettra à toutes les entreprises de mieux connaître leur marché.
Une aubaine pour les TPE/PME ?
Les procédures d’appel d’offre sont par nature complexes car très réglementés pour assurer une équité et une transparence entre les candidats. Cette complexité et le temps à investir pour candidater expliquent sans doute le fait que les TPE/PME ne remportent aujourd’hui que 28% des marchés publics[2]. Les changements liés à la dématérialisation vont nécessiter quelques adaptations d’ordre technique qu’il ne faut pas sous-estimer mais cette transformation va permettre une simplification des processus qui facilitera l’accès des marchés publics aux TPE/PME. De plus, la dématérialisation va également réduire les délais de paiement et accroître la trésorerie des entreprises, avec la généralisation de la facture électronique et une avance sur paiement portée à 20%.
Il est donc important de prendre dès à présent connaissance des enjeux, des changements et des opérations à engager pour être prêt et saisir de nouvelles opportunité d’affaire. A vous de jouer
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Un pas à pas pour vous guider dans la dématérialisation des marchés publics
1 • Je mets en place une veille ciblée pour consulter les marchés qui correspondent à mon entreprise
Première étape incontournable dans un marché public : mettre en place une veille efficace pour être alerté à temps des demandes formulées par les acheteurs publics auxquelles mon entreprise pourrait répondre. Il n’existe malheureusement pas une seule source de publication en ligne. Les plateformes qui publient les offres sont très nombreuses et diversifiées en fonction des acheteurs et des montants des offres. Il est donc recommandé de cibler les plateformes en fonction de votre activité et de créer des alertes avec des mots clés sur les sites et qui vous concernent. Des agrégateurs de plateformes existent mais ils sont généralement payants. La Région Auvergne Rhône-Alpes vient de mettre à disposition un agrégateur gratuit qui rassemble toutes les offres des collectivités de la Région.
En savoir plus :
- Suivez la formation en ligne « Organiser la veille des marchés publics » sur le MOOC « Dématérialisation des marchés publics ».
- Portail de dématérialisation des marchés publics de la Région Auvergne-Rhône-Alpes
2 • Je m’inscris à une plateforme d’achat pour consulter et répondre à un marché
Vous avez trouvé un marché auquel vous souhaiteriez répondre. Il faut désormais vous inscrire à une plateforme d’achat, appelée « profil acheteur » pour consulter et répondre au marché. Rien de plus simple ! Un identifiant et un mot de passe vous suffiront à accéder aux différents documents de la consultation des entreprises (DCE) indispensables pour répondre.
En savoir plus :
3 • Je prépare mon offre : je remplis les documents de candidature
Répondre à un marché public nécessite de constituer un dossier de réponse composé d’une offre et d’une candidature qui comportent différents documents (lettre de candidature, déclaration du candidat individuel ou d’un membre d’un groupement, déclaration de sous-traitance, Bordereau de Prix Unique, etc.). Pour gagner du temps et ne pas remplir de nouveau et à chaque réponse tous ces documents, vous pouvez remplir un Document Unique de Marché Européen (DUME).
En savoir plus :
- Suivez le module « Le DUME » ou « Remporter un marché public » sur la formation en ligne « Dématérialisation des marchés publics ».
- Le DUME pour les entreprises
4 • Je dépose mon offre sur la plateforme numérique choisie par l’acheteur
L’ensemble des documents sont transmis sur une plateforme numérique (dite « profil acheteur ») choisie par l’acheteur et sur laquelle vous vous êtes inscrit pour consulter l’offre. Vous devez transmettre votre offre sur cette plateforme en une seule fois. Si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière reçue est examinée. Certains acheteurs vous demanderont de signer vos documents de façon électronique. Pour obtenir un certificat de signature électronique, rendez-vous dans votre chambre de commerce, cela vous servira pour d’autres usages (bons de commandes, mails sécurisés, affacturage, archivage électronique, etc).
En savoir plus :
- Suivez le module « Remporter un marché public » sur la formation en ligne « Dématérialisation des marchés publics ».
- La signature électronique dans le cadre des marchés publics
- Suivez les modules : “La signature électronique” et “Le profil acheteur” sur la formation en ligne « Dématérialisation des marchés publics »
5 • J’engage mon entreprise en cas de sélection de mon offre
Si votre offre est sélectionnée par l’acheteur vous recevez une notification de ce dernier qui peut vous demander des documents complémentaires, notamment des preuves exigibles. Vous devez ensuite signer un acte d’engagement. C’est la pièce constitutive du marché dans laquelle vous établissez votre offre et vous vous engager à vous conformer aux clauses du cahier des charges et à respecter le prix proposé. Ce document est ensuite signé par le pouvoir adjudicateur. Depuis le 1 avril avril 2018, vous pouvez candidater et transmettre l’ensemble des justificatifs nécessaires à la réponse à un marché public par voie électronique.
6 • Je passe à la facture électronique (obligatoire à partir de janvier 2020 pour les TPE moins de 10 salariés)
Vos prestations sont réalisées, vous pouvez désormais envoyer vos factures sous format électronique et gagner ainsi un temps précieux dans le traitement et donc le paiement de ces dernières.
En savoir plus :
- Comprendre la facturation électronique avec Chorus Pro
- Inscrivez vous dans la communauté chorus pro : la référence pour guider et accompagner les entreprises sur les sujets signatures électroniques et facturation électronique
- Module : “La facturation électronique” sur la formation en ligne « Dématérialisation des marchés publics ».
Lexique :
Profil d’acheteur : plate-forme électronique permettant aux acheteurs publics de publier leurs avis d’appels publics à concurrence, leurs DCE (Dossiers de Consultation des Entreprises) et de réceptionner par voie électronique sécurisée les offres transmises par les candidats aux marchés publics.
DUME : le document unique de marché européen (DUME) est un formulaire par lequel les entreprises candidates à un marché public déclarent leurs capacités et leur aptitude pour participer à une procédure de marché public.
Signature électronique : mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier.
Données essentielles : données issues de la phase d’attribution d’un marché, c’est-à-dire la phase qui se conclut par l’annonce de la ou des entreprises qui ont remporté le marché (exemple : l’identifiant des titulaires du marché (SIRET), le nom de l’acheteur public, l’objet, le montant hors taxes, la durée du marché, etc).
Pouvoir adjudicateur : acheteur public ou privé, c’est-à-dire une autorité publique ou privée qui effectue des achats dans l’intérêt général.
Entité adjudicatrice : pouvoirs adjudicateurs, les entreprises publiques ou les organismes de droit privé qui exercent une activité d’opérateur de réseaux dans les secteurs de l’énergie (gaz, chaleur, électricité, etc.), de l’eau, des transports et des services postaux
Opérateur économique : toute personne physique ou morale, publique ou privée, ou tout groupement de personnes doté ou non de la personnalité morale, qui offre sur le marché la réalisation de travaux ou d’ouvrages, la fourniture de produits ou la prestation de services.
Soumissionnaire : opérateur économique qui présente une offre dans le cadre d’une procédure de passation d’un marché public.
Procédure adaptée ou MAPA : marchés de montant inférieur aux seuils communautaires et dont la procédure de passation s’effectue selon des modalités librement fixées par le pouvoir adjudicateur (selon leur montant, la nature et les caractéristiques du besoin à satisfaire, le nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles de répondre ou fonction des circonstances de l’achat).
Procédure formalisée : lorsque la valeur estimée du marché est égale ou supérieure aux seuils européens, le marché est passé selon l’une des procédures formalisées
