Alumed, PME sous-traitante dans l’industrie médicale en Isère a implémenté un progiciel de gestion intégré, aidée par un consultant dans le cadre d’un plan d’accompagnement porté par la CCI nord-Isère.
Ce projet, lancé initialement en 2015, a été relancé avec la même équipe projet après la reprise de la société par 3 associés, issus des équipes déjà en place. Leur volonté est alors, de se structurer pour mieux accompagner le quotidien de l’entreprise. Il s’agit d’un apport stratégique essentiel pour sécuriser le futur de cette structure en pleine croissance.
Benoit Faure, Associé et Responsable Etudes & Qualité chez Alumed, a porté le projet en interne et témoigne du parcours de l’entreprise.
Etablir ses besoins et construire l’équipe de pilotage du projet
Au lancement du projet, Alumed fonctionne avec une multiplicité d’outils excel et un logiciel de gestion de production. Le besoin est réel de réunir toutes ces informations et étapes de gestion en un seul point accessible à toutes et tous en permanence.
Le dossier était en sommeil depuis plusieurs années, le plan d’accompagnement proposé par la CCI Nord-Isère a servi de déclic.
Dans ce cadre, un consultant a pu accompagner l’entreprise pendant 18 mois via 14 demi-journées et les suivre du diagnostic initial à la sélection du prestataire, en passant bien sûr par la rédaction du cahier des charges.
Selon Benoît Faure, trois éléments sont nécessaires pour réussir une telle conduite du changement :
- Recourir à une vision extérieure
- Prendre du recul par rapport à l’existant
- Constituer une équipe projet représentative
Un regard tiers
Un consultant extérieur apporte un cadre et des outils. Il permet de poser des jalons dans le temps qui sont autant de points de passage obligés pour avancer avec régularité et sécurité. Les étapes sont validées sans précipitation et elles structurent la démarche globale.
Les échanges avec ce regard tiers permettent également, en phase de sélection du prestataire, de prendre du recul sur les réponses formulées par ce dernier au regard du cahier des charges.
« Il faut une vision très extérieure qui apporte une critique, positive comme négative, et une vision interne qui apporte le regard du quotidien de l’entreprise »Benoît Faure
Définir le périmètre
Prendre du recul par rapport à l’existant permet d’identifier ce vers quoi l’entreprise veut aller. Ainsi, lever la tête du guidon conduit à cette vision à 360° et cadrée de la structure. C’est une étape cruciale avant la rédaction du cahier des charges. Le consultant est là pour aider à structurer ce diagnostic initial.
Réunir une équipe projet représentative des utilisateurs finaux
L’équipe projet qui a constitué le comité de pilotage comportaient 5 personnes aux côtés de Benoit Faure. Tous les métiers de l’entreprise sont représentés : des achats au commercial, et du bureau d’étude à la production.
Chaque membre de ce COPIL a pu dans un second temps porter l’implémentation du logiciel dans son service. Chaque personne le portait d’autant plus naturellement qu’elle avait participé à sa définition.
Ces trois étapes ont permis à Alumed de se poser les bonnes questions pour construire un cahier des charges le plus complet et précis possible. Il a ensuite été mis en perspective avec la stratégie mais aussi avec les opérations concrètes quotidiennes de l’entreprise pour s’assurer de traiter tous les impératifs.
Un déploiement en douceur et avec transparence
Progressivité & communication
L’implémentation s’est déroulée sur 4 mois de manière progressive et accompagnée de plusieurs actions de communication interne. Son implémentation a tout d’abord concerné peu d’utilisateurs afin de pouvoir tenir compte de leurs premiers retours. Puis chacun de ces utilisateurs a joué le rôle de facilitateur, d’ambassadeur du logiciel auprès de ses collègues.
Le déploiement s’est donc fait poste après poste, ligne après ligne.
Identifier, respecter et répondre au point de blocage
L’équipe projet a rapidement identifié un point potentiel de blocage au niveau de l’atelier. L’ERP aurait pu être vu comme un outil de surveillance des équipes et casser une dynamique de groupe positive et conviviale.
Le temps a donc été pris de démontrer et expliquer les avantages du logiciel : son objectif était d’accompagner, et surtout sécuriser, leur travail au quotidien. La possibilité d’anticiper les stocks et de répondre aux besoin des clients, en tenant compte des possibilités des fournisseurs, a été également mise en avant.
Un signal fort adressé aux clients
Construire son image de solidité & professionnalisme
Aujourd’hui le logiciel est totalement intégré au quotidien de l’entreprise et a permis d’obtenir plusieurs avantages mesurables et concrets :
- Rapidité d’exécution des opérations
- Fiabilité des informations
- Sécurisation des données
- Une image de professionnalisme et de solidité auprès des clients grâce à des réponses rapides, sûres et pérennes à chacune de leur question ou demande.
- Acteur du domaine médical avec la certification ISO 13845:2016, cet ERP est un outil indispensable pour garantir le suivi, la pérennité et la traçabilité des produits vis-à-vis des clients.
« Sans l’accompagnement, nous y serions peut-être arrivés mais ni aussi vite, ni aussi bien. »Benoît Faure
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