Après avoir une présentation des outils de gestion commerciale, découvrez les bonnes questions pour bien choisir un logiciel de gestion commerciale.
Les outils de gestion commerciale
Un logiciel de gestion commerciale est un outil conçu pour centraliser et automatiser les tâches liées à la gestion des clients, des devis, des commandes et des factures. Contrairement aux tableurs comme Excel, ces logiciels permettent une interconnexion des données, facilitant le suivi des transactions et des échéances. Cela offre une meilleure organisation et optimise la productivité.
Les informations traitées incluent :
- Les clients et prospects : répertoriés dans une base centralisée.
- Les propositions commerciales : Réalisation des devis à partir d’une base de données regroupant les produits et services vendus par l’entreprise.
- Les ventes : une fois le devis accepté, réalisation du suivi à travers des bons de commande, bons de livraison, et factures. Suivant le logiciel et les fonctionnalités, il est possible de suivre les encaissements client.
Ces outils regroupent des familles de données qui peuvent varier en fonction de la gamme du logiciel. Ainsi, une solution d’entrée de gamme ne permettra pas de gérer les stocks et les bons de commande. Une montée en gamme permettra d’accéder à des fonctionnalités de plus en plus pointues. Les grands axes de fonctionnalités peuvent être regroupés en 5 modules :
- La gestion des produits : suivi des articles, services et stocks.
C’est la base de travail de toute solution de gestion commerciale, elle sera présente quelle que soit la solution choisie. - La gestion des clients : suivi des relations avec les prospects et clients.
Sur ce point, il peut y avoir des différences suivant le niveau du logiciel. Certains peuvent proposer des fonctionnalités réservées à une CRM. - La gestion des fournisseurs : traçabilité des commandes fournisseur.
Peu présente dans les logiciels d’entrée de gamme, sa disponibilité nécessitera souvent l’investissement dans une version « professionnelle » du logiciel. - La gestion des ventes : création et gestion des devis, commandes, et factures.
Comme pour la gestion des produits, c’est le cœur de la gestion commerciale, tout du moins pour les devis et factures. La réalisation des bons de commande et bon de livraison ne sera disponible que dans les versions supérieures - La liaison comptable : connexion avec les outils de comptabilité pour éviter les doubles saisies. Lors d’un choix de logiciel, il est important d’analyser cette partie afin que la transmission des données soit la plus fluide possible ;
Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être proposées comme l’analyse des ventes, le suivi des règlements, la gestion des stocks et la conformité fiscale (déclarations TVA, bilans, etc.).
La mise en place d’un logiciel nécessite une étape de personnalisation pour répondre aux spécificités de l’entreprise. Lors d’un changement de solution, la prise en compte de cette étape est primordiale afin de vérifier la récupération de l’historique de l’entreprise. Si cela ne pose pas de problème pour les bases à plat (clients, base des produits et services) cela s’avère souvent plus technique pour les bases de devis factures et autres documents. Quand il est possible, le coût d’une telle récupération est généralement onéreux.
Il en est de même pour la réintégration des modèles de document.
Quel que soit l’outil, un accompagnement professionnel est recommandé pour former le personnel et configurer le logiciel correctement.
Les bases à récupérer ou paramétrer sont pour les plus simples :
- La base produits : codification et description des articles avec tarifs, unités de mesure et TVA.
- La base clients : segmentation par profil (particuliers, entreprises, administrations).
Pour les plus complexes :
- La base des documents : devis, factures…
- Paramétrage des documents : modèles de devis et factures incluant les mentions légales et les modes de règlement.
Un accompagnement professionnel est recommandé pour former le personnel et configurer le logiciel correctement.
Choisir une solution adaptée à ses besoins
Pour éviter de se tromper lors d’un investissement dans une solution logiciel, il est conseillé de respecter une démarche en 4 étapes :
Bien définir ce que l’on veut faire
- Les fonctions nécessaires
- Qui va saisir les données / organisation
- Prévoir du temps pour le projet
- Voir les données à reprendre ou à créer
- Nombre d’utilisateurs
Établir un cahier des charges
- Description de l’entreprise
- Description de l’existant (organisation, produits utilisés…)
- Fonctionnalités attendues
- Contraintes matérielles, logicielles…
- Organisation du projet
État des lieux des solutions
- Veille sur moteur de recherche
- Regarder sur capterra.fr
Valider les solutions
- Voir une démo et tester par vous-même
- Valider la pérennité de l’entreprise
- Estimer les coûts sur 3 ans (devis du prestataire)
Un des nouveaux critères de choix lié à la réglementation en vigueur en 2026 est la conformité à la dématérialisation de facture, notamment pour la réalisation native des factures au format Factur-X ( Format PDF hybride).
Typologie des logiciels
Les logiciels peuvent être classés suivant 2 grands axes :
Leur nature, c’est-à-dire leur niveau de sophistication :
- Les plus simples, et les moins chers. Ils se contenteront d’une base client, d’une base produits/services et permettront de réaliser uniquement les devis et les factures.
- Les plus élaborés intègreront des fonctionnalités complémentaires comme la gestion de stock, les bons de commandes, de livraison, les stocks, les règlements…..
- Enfin, vous aurez à votre disposition des logiciels métiers. Dédiés à une seule activité, ils permettront de répondre aux besoins spécifiques d’un métier, (fiche client plus précise, suivi de chantier, suivi de production…)
Leur architecture technique :
- Installés en local : Mode le plus ancien, le logiciel est hébergé sur l’ordinateur de l’utilisateur, voire sur un serveur au sein de l’entreprise. Il offre un contrôle total sur les données, mais nécessite des infrastructures adaptées, une maintenance et une politique de sauvegarde stricte.
- En ligne (SaaS) : Solution souvent proposée actuellement du fait du développement des capacités techniques du web. L’accès au logiciel se fait en ligne. Le paiement se fait par abonnement avec maintenance incluse, mais dépendant d’une connexion internet fiable.
Chaque option présente des avantages et inconvénients selon les priorités de l’entreprise (sécurité, coût, flexibilité).
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Crédits photos
En-tête d’article : Photo de Austin Distel sur Unsplash
